Tietosuojaseloste

Tervetuloa perehtymään OÜ Ideal Auton (jäljempänä Ideal Auto tai ”me”) tietosuojaselosteeseen. Haluamme esitellä henkilötietojesi käsittelyä (jäljempänä myös tiedot), jotta tuntisit olosi turvalliseksi asiakkaanamme sekä muussa yhteistyössä.

Meillä on oikeus muuttaa tätä tietosuojaselostetta yksipuolisesti, jos henkilötietojen käsittelyyn sovellettavat lait muuttuvat tai jos tietojenkäsittelyssämme tapahtuu muutoksia. Ilmoitamme muutoksista neljä viikkoa etukäteen sivustollamme ennen niiden voimaantuloa. Tietosuojaselosteen uusin versio on aina saatavilla sivustollamme www.idealauto.ee

Käsitteet

Esittelemme tärkeimmät tietosuojaan liittyvät käsitteet, jotta saisit perusteellisemman käsityksen tietosuojakäytännöstämme.

GDPR on Euroopan unionin henkilötietojen suojaamisesta annettu asetus (englanniksi: general data protection regulation, (EU) 2016/679), joka tuli voimaan 25. toukokuuta 2018 ja jota noudatetaan kaikissa Euroopan unionin jäsenmaissa.

Henkilötiedot tarkoittavat kaikkia tunnistetun tai tunnistettavan luonnollisen henkilön (rekisteröity) tietoja: tunnistettava luonnollinen henkilö tarkoittaa henkilöä, joka voidaan tunnistaa suoraan tai välillisesti ennen kaikkea sellaisten henkilöllisyyden varmentamisen mahdollistavien tietojen perusteella kuten nimi, henkilötunnus, osoitetiedot, verkkotunniste tai asianomaisen luonnollisen henkilön yhden tai useamman fyysisen, fysiologisen, geneettisen, psyykkisen, taloudellisen, kulttuuritaustaan tai yhteiskunnalliseen asemaan liittyvän ominaisuuden perusteella.

Käsittelyllä tarkoitetaan toimintoa tai toimintoja, joita kohdistetaan henkilötietoihin tai henkilötietoja sisältäviin tietojoukkoihin joko automaattista tietojenkäsittelyä käyttäen tai manuaalisesti, kuten tietojen keräämistä, tallentamista, järjestämistä, jäsentämistä, säilyttämistä, muokkaamista tai muuttamista, hakua, kyselyä, käyttöä, tietojen luovuttamista siirtämällä, levittämällä tai asettamalla ne muutoin saataville; tietojen yhteensovittamista tai yhdistämistä, rajoittamista, poistamista tai tuhoamista.

Rekisterinpitäjä on henkilö, joka päättää miksi ja millä tavoin henkilötietoja käsitellään.

Henkilötietojen käsittelijä on henkilö, julkislaitos, virasto tai muu laitos, joka käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän nimissä.

Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan, kun:

• käytät Ideal Auton palveluja yksityishenkilönä tai yritysasiakkaan edustajana
• olet yritysasiakkaamme, toimittajamme tai muun yhteistyökumppanin edustaja tai yhteyshenkilö
• olet yhteistyökumppanimme
• tilaat uutiskirjeemme tai olet ilmoittanut haluavasi saada meiltä tarjouksia joko sähköpostiin tai tekstiviestinä
• otat meihin yhteyttä sivustoltamme käsin tai sähköpostitse.

1. Henkilötietojen rekisterinpitäjä

OÜ Ideal Auto
Y-tunnus: 14103554
Osoite: Peterburi tee 47C, 11415 Tallinna, Viro
Sähköposti: info@idealautoauto.ee

2. Millaisia henkilötietoja keräämme ja millaisista lähteistä keräämme näitä tietoja?

Kun käytät palvelujamme yksityishenkilönä, ilmoitat tietosi meille itse ottaessasi meihin yhteyttä sähköpostitse tai puhelimitse tai suoraan sivustomme lomakkeella.

• Tunnistetiedot – etunimet ja sukunimi, henkilötunnus/syntymäaika ja henkilöllisyystodistuksen numero
• Yhteystiedot – puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• Valvontakameroiden nauhoitteet – Ideal Auton asiakaspalvelutiloissa ja pesukadulla on videovalvonta henkilöiden ja omaisuuden sekä automatisoitujen palvelujen suojaamiseksi.
• Auton tiedot – palveluihimme liittyvän autosi tiedot, kuten rekisterinumero, VIN-koodi (autoa myytäessä), merkki, malli, ajokilometrit (autoa myytäessä)
• Palvelun tiedot – tiedot, joiden perusteella saa käsityksen käyttämistäsi palveluistamme (ostamasi tuotteet ja palvelut) sekä myös mahdollisten rikkeiden tiedot ja kahdenvälisten sopimuksiemme tiedot
• Luottotiedot – tiedot asiakkaan maksamattomista saatavista (myös perintään siirretyt)

Ottaessasi meihin yhteyttä yritysasiakkaan tai muun yhteistyökumppanin (myös yritykset) edustajana tai yhteyshenkilönä tai jos olet yhteistyökumppanimme, esität meille tietoja tällaisen yhteydenpidon aikana, esimerkiksi etu- ja sukunimi, työpaikka, sähköpostiosoite ja puhelinnumerot.

Oletamme, että nämä tiedot on tarkoitettu työhön ja yritystoimintaan liittyvään yhteydenpitoon eivätkä ne sisällä yksityisiä yhteystietoja.

Jos olet käyttänyt palvelujamme yritysasiakkaan edustajan ominaisuudessa, voimme saada tietosi myös työnantajaltasi. Tällöin oletamme, että työnantajallasi on oikeusperuste (antamasi suostumus, sopimus tai oikeutettu etu tms.) tietojesi esittämiseen tai sinulle on kerrottu tietojesi ilmoittamisesta meille.

Käydessäsi Ideal Auton toimipisteissä, joissa on turvallisuussyistä myös kameravalvonta, pyydämme muistamaan, että sinua voidaan kuvata (tarkemmat tiedot kameravalvonnan käytöstä löytyvät jäljempää kohdasta 7).

3. Millaisiin tarkoituksiin ja millaisin oikeusperustein käsittelemme henkilötietojasi?

Käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin. Henkilötietojen käsittelyllä on aina oltava oikeusperuste riippumatta tietojen käsittelytarkoituksesta. Olemme henkilötietojen käsittelyä arvioidessamme varmistaneet, että käsittelemme henkilötietojasi seuraavan neljän oikeusperusteen nojalla.

• Sopimuksen noudattamisen edellyttämä henkilötietojen käsittely

Käsittelemme henkilötietoja tämän oikeusperusteen nojalla silloin, kun se on tarpeen kanssasi solmitun sopimuksen noudattamiseksi tai sopimuksen solmimista edeltävien pyytämiesi toimenpiteiden suorittamista varten.

• Ideal Auton lakisääteisten velvollisuuksien suorittamisen edellyttämä henkilötietojen käsittely.

Tietyissä olosuhteissa meillä on lakisääteinen velvollisuus käsitellä henkilötietojasi tietyllä tavalla (muun muassa kirjanpitoon liittyvien tositteiden säilytys). Tällaisissa tapauksissa me tai sinä et voi vaikuttaa henkilötietojen käsittelyyn.

• Ideal Auton oikeutettuun etuun perustuva henkilötietojen käsittely

Oikeutettu etu tarkoittaa, että henkilötietojesi käsittelyä ei suoranaisesti tarvita sopimuksen noudattamiseen eikä se ole tarpeen myöskään lain nojalla, mutta tästä huolimatta henkilötietojasi on tarpeellista käsitellä. Henkilötietojen käsittely voi olla tarpeen esimerkiksi tuotteidemme ja palvelujemme kehittämiseksi, tietojen profilointia varten, liiketoimintaan liittyvän päätöksenteon vuoksi tai tilastointia varten jne.

Oikeutettuun etuun liittyvä henkilötietojen käsittely ei perustu lakisääteiseen vaatimukseen tai solmimaamme sopimukseen, mutta emme myöskään kysy suostumustasi tällaiseen käsittelyyn, joten sinulla on oikeus GDPR:n nojalla pyytää meiltä selvitystä oikeutetun edun perustella suorittamastamme henkilötietojesi käsittelystä ja pyytää käsittelyn päättämistä silloin, kun oikeutettuun etuun perustuva henkilötietojesi käsittely loukkaa mielestäsi kohtuuttomasti oikeuksiasi.

• Suostumukseen perustuva henkilötietojen käsittely

Tietyissä olosuhteissa, joissa henkilötietojen käsittelyyn voidaan pyytää suostumusta (muun muassa suoramarkkinoinnin ja tarjousten lähettäminen tekstiviestillä tai sähköpostitse), pyydämme sinulta vastaavan suostumuksen. Jos henkilötietojen käsittely perustuu antamaasi suostumukseen, sinulla on aina oikeus peruuttaa antamasi suostumus ilmoittamalla tästä meille sähköpostitse osoitteeseen info@idealautoauto.ee. Jos kyseessä on suoramarkkinointia koskeva suostumus, voit peruuttaa antamasi suostumuksen jokaisen suoramarkkinointiviestin lopusta löytyvän ”lopeta tilaus” -linkin kautta. Jos peruutat antamasi suostumuksen, emme enää käsittele henkilötietojasi aiemmin antamasi suostumuksen mukaisiin käsittelytarkoituksiin. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista tapahtuvaan henkilötietojen käsittelyn laillisuuteen.

Alla olevassa taulukossa esitellään henkilötietojen ensisijaisia käyttötarkoituksia ja oikeusperusteita.

Jos olet yhteydessä meihin yritysasiakkaan tai muun yhteistyökumppanin (yritys) edustajan ominaisuudessa, henkilötietojasi käytetään sopimuksien solmimiseen sekä tähän liittyvään yhteydenpitoon Ideal Auton ja edustamasi yrityksen välillä. Tällöin henkilötietojasi käytetään Ideal Auton oikeutetun edun nojalla.

Oikeutettu etu tarkoittaa, että emme käsittele henkilötietojasi kanssasi solmitun sopimuksen noudattamiseksi (sopimus solmitaan edustamasi yrityksen kanssa) eikä meillä ole lakisääteistä velvoitetta käsitellä henkilötietojasi, mutta henkilötietojesi käsittelyä kuitenkin tarvitaan asianomaisten yritysten keskinäiseen yhteydenpitoon.

Voimme toisinaan lähettää sinulle suoramainontaa ja tarjouksia työhösi tai työtehtäviisi liittyen esimerkiksi silloin, kun työnantajasi on asiakkaamme tai olet aiemmin yrityksen edustajana käyttänyt palvelujamme. Myös tällainen suoramarkkinointiin liittyvä toiminta perustuu Ideal Auton oikeutettuun etuun. Jos saat meiltä suoramainontaa, voit aina kieltäytyä vastaanottamisesta klikkaamalla viestin lopussa olevaa linkkiä tai ilmoittamalla meille tästä sähköpostitse.

4. Kenelle luovutamme henkilötietojasi?

Jos tietoja on luovutettava henkilötietojen käsittelytarkoituksien saavuttamiseksi tai jos meillä on lakisääteinen velvollisuus käsitellä henkilötietoja, luovutamme tarpeelliset henkilötietosi kolmansille osapuolille.

• Muut Idealin konserniyhtiöt (EU:n alueella): kun se on tarpeen konsernin liiketoiminnan kehittämiseen, yhteisten tietojärjestelmien käyttöön tai muuhun vastaavaan tarkoitukseen.
• Palveluntarjoajat: kun se on tarpeen palvelujemme tarjoamiseksi, esimerkiksi tietojärjestelmien ja laitteiden huoltopalvelujen tarjoajat sekä kampanjoiden ja suoramarkkinoinnin järjestäminen.
• Viranomaiset ja valtionlaitokset (muun muassa poliisi ja rajavartiolaitos ja tietosuojaviranomainen): kun meillä on lakisääteinen velvollisuus tehdä näin tai tietojen luovuttaminen on tarpeellista oikeuksiemme suojaamiseksi
• Ammatillinen neuvonta: tilintarkastajat, asianajajat, kirjanpitäjät ja muut neuvontapalvelujen tarjoajat
• Yrityksen toimiin liittyvät kolmannet osapuolet: Voimme toisinaan luovuttaa tietojasi kolmansille osapuolille esimerkiksi yrityskauppoihin liittyen (muun muassa yrityksen tai sen osan myyminen toiselle yritykselle). Myös yhteisyrityksen perustaminen, sulautuminen tai muu yrityksen uudelleenjärjestely.

Emme säilytä henkilötietojasi Euroopan talousalueen ulkopuolella emmekä luovuta henkilötietojasi Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

5. Kuinka pitkään säilytämme henkilötietojasi?

Säilytämme henkilötietojasi niin pitkään kuin sovellettava laki sitä vaatii tai se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa esiteltyjen tavoitteiden saavuttamiseksi. Alla on muutamia esimerkkejä henkilötietojen säilyttämiseen sovellettavista määräajoista:

Jos haluatte tietää lisää henkilötietojen säilyttämisestä, lähetä sähköpostia tämän tietosuojaselosteen kohdassa 1 ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen.

6. Millaisia henkilötietoihisi liittyviä oikeuksia sinulla on?

Oikeus perehtyä sinusta säilytettäviin henkilötietoihin – sinulla on oikeus tietää, millaisia henkilötietojasi keräämme, millaisiin tarkoituksiin käsittelemme henkilötietojasi, kenelle luovutamme henkilötietojasi, kuinka pitkään säilytämme henkilötietojasi ja millaisia oikeuksia sinulla on rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä, oikaista sinusta säilytettäviä tietoja ja pyytää henkilötietojesi poistamista ja niiden käsittelyn rajoittamista. Voidaksemme vastata yhteydenottoosi meidän on ensin varmistettava henkilöllisyytesi, ettemme luovuttaisi henkilötietojasi luvattomasti. Meillä on oikeus vastata yhteydenottoosi 30 päivän kuluessa.

Oikeus pyytää virheellisten henkilötietojen oikaisemista – sinulla on oikeus vaatia sinua koskevien henkilötietojen oikaisemista silloin, kun tiedoissa on virheitä tai puutteita.

Oikeus pyytää tietojen poistamista – tietyissä tapauksissa sinulla on oikeus vaatia, että poistamme henkilötietosi erityisesti silloin, kun henkilötietojen käsittely perustuu antamaasi suostumukseen ja peruutat asianomaisen suostumuksen.

Oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä – sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus kieltää tai rajoittaa henkilötietojen käsittelyä tietyksi ajaksi (jos olet esimerkiksi vastustanut henkilötietojesi käsittelyä).

Oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä – sinulla on oikeus vastustaa sellaista henkilötietojesi käsittelyä, joka perustuu Ideal Auton oikeutettuun etuun. Jos vastustat henkilötietojesi käsittelyä, Ideal Auto lopettaa henkilötietojesi käsittelyn lukuun ottamatta tapauksia, joissa henkilötietojesi käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Oikeus siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle – jos henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen tai kanssasi solmimaamme sopimukseen, ja henkilötietoja käsitellään automatisoidusti, sinulla on oikeus saada ilmoittamasi tiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa. Sinulla on myös oikeus vaatia, että Ideal Auto siirtää tiedot suoraan toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista (toinen rekisterinpitäjä kykenee ottamaan ne vastaan asianomaisessa muodossa).

Jos haluat käyttää yllä mainittua oikeuttasi, ota meihin yhteyttä tietosuojaselosteen kohdassa 1 ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen.

7. Valvontakameroiden tallenteiden käyttö

Ideal Auton toimipisteissä on kameravalvonta asiakkaiden ja henkilöstön sekä omaisuuden turvallisuuden varmistamiseksi ja pesukadun automatisoitua käyttöä varten.

Asiakaspalvelutiloihin ja pesukadulle on asennettu kamerat vartiointiliikkeen laatiman suunnitelman mukaisesti. Esimerkiksi autoja kuvataan pesukadulla, ja myös henkilöt (asiakkaat ja yhteistyökumppanit) voivat joutua kuvatuiksi näissä tiloissa.

Tiivistelmä kameratallenteisiin sovellettavista säännöistä: Kameravalvonnan säännöt:

• valvontakameroiden käytön oikeusperuste – oikeutettu etu
• valvontajärjestelmän kuvaus – vaihtumattomalla IP-osoitteella varustettuja kameroita hyödyntävä tallentava kameravalvontajärjestelmä, jonka tallenteet tallennetaan oman verkon palvelimelle (ei äänitallennusta)
• kenelle tallenteet voidaan luovuttaa – tallenteita ei luovuteta kolmansille osapuolille,
• joilla on pääsy valvontajärjestelmään ja tallenteisiin – vain sellaiset Ideal Auton työntekijät pääsevät tallenteisiin, jotka tarvitsevat nämä pääsyoikeudet työtehtäviensä suorittamiseksi
• kuinka pitkään tallenteita säilytetään – tallenteita säilytetään 1 kk, jonka jälkeen niiden päälle tallennetaan automaattisesti uusia tallenteita
• valvonnan kesto – ympärivuorokautinen valvonta
• valvontamenetelmä – tallentaminen
• miten valvontajärjestelmän avulla kerätyt tiedot suojataan – tallenteita säilytetään turvallisesti kovalevyllä ja vain yllä mainituilla henkilöillä on pääsy näihin tallenteisiin
• miten voit perehtyä sinusta kerättyihin tietoihin – ota meihin yhteyttä tämän tietosuojaselosteen kohdassa 1 ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen voidaksesi perehtyä sinusta kerättyihin tietoihin. Tietoihin perehdyttäessä tulisi muistaa, että tallenteita säilytetään vain kuukauden ajan, ja että muiden tallenteissa esiintyvien henkilöiden oikeuksien ja etujen suojaamiseksi tallenteita on muokattava siten, ettei muita henkilöitä voi tunnistaa, joten tallenteisiin ei voi perehtyä välittömästi pyynnön esittämisen jälkeen.

8. Oikeus valittaa tietosuojaviranomaiselle ja tuomioistuimelle

Jos haluat lisää tietoa henkilötietojesi käytöstä tai oikeuksistasi, ota meihin yhteyttä tietosuojaselosteen kohdassa 1 ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen.

Jos olet kuitenkin edelleen sitä mieltä, että henkilötietojesi käsittely rikkoo tietosuoja-asetusta, voit kääntyä tietosuojaviranomaisen tai tuomioistuimen puoleen suojataksesi oikeutesi ja etusi.